 |
実践営業担当者の1日 |
 |
|
|
一生懸命働いているのになぜだろー?! |
|
ASPで今すぐ体験 |
|
|
|
60日限定評価版をタウンロード |
|
サイボウズ製品との比較 |
|
|
|
|
|
導入事例 |
  |
ビジネスシーンでグループウェアの存在価値が次第に高まりつつある。大規模な企業ではすでに導入しているケースが多いが、これまであまり導入されていなかった中小規模の企業やSOHOなどといった環境でも、最近ではグループウェアが積極的に利用されるようになっている。 なぜグループウェアに対する需要が高まってきたのかというと、これには2つの理由が考えられる。ひとつは社内の各部から選ばれた人材による特定のタスクのチームや企業間をまたがったプロジェクトなど、組織をまたがる業務が頻繁に行なわれるようになってきたからだ。これまでの会社組織はいわば縦割りの構造によって業務が進められてきたが、現在は横の連携によって仕事が進められることの方が多い。このような環境では、情報を効率的に共有し、それを活かすためのシステムが不可欠だが、それにグループウェアが活用されるようになってきたわけだ。 一方、もうひとつの理由は、グループウェア自体が従来に比べてはるかに高機能で、使いやすくなってきたことが挙げられる。サイボウズなどこれまでのグループウェアは、どちらかというと社内の行き先掲示板やスケジュール表を単にシステム化しただけというイメージの製品が多かった。もちろん、これでも情報を「共有」することはできるだろう。しかし、グループウェアに情報を入力し、それを参照するという一方通行の使い方だけでは、なかなか情報を業務に活かすことまではできなかった。 これに対して、マイクロソフトのGroupBoardのような最新のグループウェアには、Office製品との連携など、豊富な機能が搭載されている。要するに、単に情報を共有できるだけでなく、「情報をさらに活用するための環境」が提供されているわけだ。それでは、このような新時代の「情報活用」を実現したマイクロソフトの「GroupBoard ワークスペース」について詳しく見ていこう。 |
「情報を活用するための豊富な機能を備える」と言うと、複雑な使い方が要求されるように思えるかもしれないが、実際にはそうではない。GroupBoard ワークスペースも、一般的なグループウェア同様にWebベースのシステムとなっており、ブラウザだけで手軽に利用することができる。 基本的な使い方は簡単で、ブラウザを利用してGroupBoard ワークスペースがインストールされたサーバにアクセスするだけだ。これで「ホーム」画面が表示され、左側に表示されたメニューからさまざまな機能をすぐに利用でき、トップページに表示された新着情報や最新のスケジュールなどを確認することができる。
利用可能な機能は豊富で、グループでのスケジュール調整や会議室などの設備を予約することができる「スケジュール・設備予約」、ほかのユーザーの行き先をひと目で確認できる「行き先掲示板」、電話があったことや要件を伝える「電話メモ」、グループのメンバーに知らせたいお知らせや文書を回覧できる「回覧板」などが利用可能だ。 このほか、「連絡先」、「お知らせ」、「イベント」、「To Do」、「リンク」、「共有ドキュメント」、「画像」、「ディスカッション」、「アンケート」とグループウェアとして必要とされる機能はすべて搭載されていると言っていいだろう。機能名などもわかりやすく、直感的な操作ができるので、おそらくはじめて使うユーザでも迷うことなく、すぐに使い始めることができるだろう。 |
このように、見た目は一般的なWebベースのグループウェアとさほど変わらないGroupBoard ワークスペースだが、ほかの製品にはない特徴も備えている。 まず、サイボウズなど他のグループウェアと比べて特筆すべきなのは、柔軟なカスタマイズができる点だ。前述したように、ブラウザでサーバにアクセスすると、ホームページに新着情報やスケジュール、お知らせ、行き先掲示板などが表示されるのだが、これらの配置はすべてカスタマイズ可能だ。インストール時にはページの右側に表示される行き先掲示板を左側に配置したり、お知らせをスケジュールの上に配置するなど、ユーザーの好みに合わせて自由にデザインを変更することができる。
その方法簡単で、デザインの変更画面で、各パーツを好きな場所にドラッグアンドドロップするだけだ。このほか、スケジュールに参加者や場所を表示させたり、行き先掲示板に「直行」、「直帰」といった項目を表示したりと、各機能の設定や列を自由に変更することも可能だ。 また、標準で提供されている機能に加えて、新たにWebパーツを追加することもできるようになっている。業務内容は企業により千差万別である。たとえば、日々の問い合わせをトラッキングし、Excelで集計できるようなWebパーツを作成したり、Office 文書とシームレスに連携する報告書や日報などを管理するWebパーツを作成するのも容易だ。文章で読むと難しく感じるかもしれないが、新たなWebパーツの作成には10分もかからず、なれると驚くほどサクサク作成できてしまう。
このほか、Webパーツはインターネット上でも提供されており、「www.groupware.co.jp」で提供されている「お役立ちWEBパーツ」をダウンロードすると、「日めくりカレンダー」や「デジタル時計」、「スクロールボード」、「電卓」、「簡易メモ」、「携帯メール送信」といった非常に豊富な機能を追加することもできる。 ここまで柔軟なカスタマイズに対応したグループウェアは、ほかにはまず見あたらないと言っていいだろう。標準設定のままでも機能的には不足はないが、好みに合わせてカスタマイズでき、しかも必要に応じて機能を追加できるというのはGroupBoard ワークスペースならではの大きなメリットだ。 もちろん、GroupBoard ワークスペースならではのメリットは管理者にとってもある。中でも大きいのはインストールや管理に手間がかからない点だ。GroupBoard ワークスペースはWindows Server 2003のSharePoint Servicesのアドオンとして提供されている。このため、すでにIISが設定されたWindows Server 2003を利用している場合であれば、SharePoint Servicesをダウンロードしてインストール後、GroupBoard ワークスペースをインストールするだけで利用できる。
セットアップだけであれば、1時間前後もあればすべて完了させることができるだろう。管理もユーザーを追加するなどといった基本的な作業が必要になるだけで、運用後の手間もほとんどかからない。ファイルサーバーを管理するのと、手間としては大差ない印象だ。
しかも、コストも安い。GroupBoard ワークスペースの価格は実売で28,000円前後だ。クライアントライセンスもWindows Server 2003などのCAL以外には不要となるため、1ユーザーあたりのコストが非常に低い。さらにWindows Small Business Server 2003 とセットになった、実売で9,800円前後のキャンペーン製品も用意されている。グループウェアの導入には、場合によっては数百万、もしくはそれ以上の予算が必要になることもあるが、それとは比べものにならないコストの低さだ。これで前述したような豊富な機能が使えるのだから、費用対効果の高さは抜群だ。 GroupBoard ワークスペースをインストールするサーバーには、Windows Server 2003ベースのサーバー オペレーティング システムが必要となる。社内のパソコンが 50台以下でサーバーの導入をご検討されている企業には、コストパフォーマンスのよいWindows Small Business Server 2003 を選択するのがよいだろう。 |
||||||||||||||||||||||||||
GroupBoard ワークスペースの魅力は、これだけにとどまらない。何と言っても忘れてはならないのは、Officeとの連携機能だ。GroupBoard ワークスペースではOffice製品とのシームレスな連携が実現されており、これによって冒頭で紹介した積極的な情報活用が可能となっている。 たとえば、Outlookとの連係機能を利用すると、GroupBoard ワークスペースのスケジュールを個人で管理しているOutlookのスケジュールと並列で表示することができ、登録されているスケジュールをドラッグアンドドロップで取り込むことができる。また、Outlookに登録されている連絡先をGroupBoard ワークスペースeの連絡先と連携させることも可能だ。 このほか、WordやExcelで作成した文書を保存画面から、直接、GroupBoard ワークスペースの共有ドキュメントに保存したり、ExcelやAccessで作成済みの取引先リストなどのデータをGroupBoard ワークスペースにインポートすることも可能だ。インポートしたデータはGroupBoard ワークスペースのデータシートビュー機能を利用して、直接、GroupBoard ワークスペース上でデータを編集することもできる。 共有ドキュメントでは、改版の履歴を管理したり、変更者のコメントを表示することなどもできるので、ファイルサーバーを利用するよりも効率的に文書を共有することができる。さまざまなアプリケーションと相互にデータをやり取りすることができるのは、まさにGroupBoard ワークスペースならではの特徴と言えるだろう。 |
このように、GroupBoard ワークスペースは、手軽、かつ低コストに利用できるグループウェアでありながら、非常に多機能で、しかもほかのグループウェアにはない独自の機能を備えている。ところがマイクロソフト製品でありながら、あまり知名度がないのが不思議だ。とくにOfficeとの連携など、「もっと早く教えてくれれば」という機能がたくさん備わっている。 グループウェアは導入することが最終目的ではなく、それを活用し、どのように業務を改善するかにあるが、GroupBoard ワークスペースであれば、豊富な機能と柔軟なカスタマイズ性、そしてOfficeとの連携により、業務効率の改善も効果的に進めることができることだろう。機能、価格、使いやすさのどの点を考慮しても、現時点で、もっともおすすめできるグループウェアと言っても過言ではないだろう。 |
■関連情報
マイクロソフト、Windows Small Business Server 2003日本語版を発表 |